Sponsorihakemus – tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Decens Oy (”Decens”) käsittelee Team Decens tukiryhmähakemuksen tai sponsorointi- tuki-, lahjoitus- ja kannatustukihakemuksen jättäneiden sekä valittujen henkilöiden henkilötietoja. Käytämme tässä tietosuojaselosteessa kaikista hakemuksen jättäneistä henkilöistä, heidän huoltajista ja/tai muista hakemuksessa mainituista yhteyshenkilöistä nimitystä ”hakija”.
Tietosuojaseloste on laadittu 21.2.2020.
Decens voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Rekisterinpitäjä
Decens Oy (y-tunnus 2181730-0), Ruskontie 55, 33710 Tampere.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Decens Oy, tietoturvapäällikkö Teemu Blom, teemu.blom@decens.fi
Käsiteltävät tiedot
Käsittelemme hakijoiden nimi ja yhteystietojen lisäksi meille toimitettujen sponsorointihakemusten sisältämiä tietoja.
Tietojen käsittelyn tarkoitus
Decens käsittelee henkilötietoja Team Decensin tukiryhmä- tai sponsorointi- tuki-, lahjoitus- ja kannatuskohdepäätösten tueksi ja valitsemiseksi. Saapuneet hakemukset käsitellään kahdesti kuukaudessa ja hakemuksista valitaan mahdolliset urheilijat ja kumppanit, joiden kanssa sponsorointiyhteistyöhön lähdetään.
Käsittelemme hakijoiden yhteystietojasi kontaktoimiseksi, mikäli hakemus valitaan jatkokäsittelyyn.
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Katsomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä hakemuksessa annettuja tietoja sponsorointipäätöksiä tehdessä.
Katsomme, että hakijan lähettäessä sponsorointihakemuksen osoitteeseen teamdecens@decens.fi antaa hän suostumuksensa tarvittavien tietojen käsittelyyn.
Tietojen säilytysaika, suojaus ja käsittely
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin se on tarpeellista. Sponsorihakemus säilytetään teamdecens@decens.fi sähköpostilaatikossa hakemusten käsittelyä varten ja valitsematta jääneiden hakemukset tuhotaan käsittelyn jälkeen, kuitenkin viimeistään 2 kuukautta lähettämisen jälkeen. Valittujen hakemukset säilytetään hakijan ja Decens välisen yhteistyösopimuksen keston ajan, enintään yhden (1) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä.
Henkilötietoja ei luovuteta muuhun käyttöön.
Hakemustietoja pääsevät käsittelemään vain Decens Oy:n nimetyt henkilöt henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on voimassa oleva salassapitosopimus.
Hakijan oikeudet
Alla kuvattuja hakijan oikeuksia voi hyödyntää olemalla yhteydessä meihin sähköpostilla teamdecens@decens.fi
Oikeus peruuttaa suostumus
Henkilötietojen käsittely perustuu hakijan antamaan suostumukseen ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.
Oikeus nähdä tietoja
Hakijalla on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Decens Oy on valmis luovuttamaan hakijaa koskevat henkilötiedot tämän näin pyytäessä, mutta tietoturvan takaamiseksi tiedot voidaan luovuttaa vain Decens Oy:n toimipisteestä. Tällöin hakijan täytyy itse saapua noutamaan henkilötietonsa haluamassaan muodossa ja valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.
Oikeus korjata tietoja
Hakijalla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi ja virheelliset tiedot korjatuiksi.
Oikeus poistaa tietoja
Hakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista. Decens Oy pidättää oikeuden kieltäytyä tietojen poistosta. Tätä oikeutta voidaan käyttää, mikäli henkilötietojen säilyttämisellä on Decens Oy:n sopimusvelvoitteiden, oikeusturvan tai Suomen lainsäädännön mukaiset perusteet.
Oikeus siirtää tietoja
Hakijalla on oikeus saada Decensille itse toimittamansa tiedot digitaalisessa muodossa.
Oikeus saada ilmoitus henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta
Decens Oy on velvoitettu ilmoittamaan henkilötietoja koskevista tietoturvaloukkauksista 72h kuluessa tietomurron havainnosta. Decens Oy pyrkii tekemään tämän ilmoituksen henkilökohtaisesti, mutta varaa oikeuden tehdä ilmoituksen julkista mediaa hyödyntäen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Hakija on oikeutettu tekemään henkilötietojen käsittelyä koskevista toimista valitus valvovalle viranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.